Budżetowanie

Budżetowanie to kolejny po Rachunku Kosztów oraz Controllingu na godziny produkt związany z  szeroko rozumianym controllingiem, a co za tym idzie wzrostem kultury organizacyjnej firmy. Wszystkie te elementy często związane z są wdrożeniem nowych systemów informatycznych. Obecnie oprogramowania (SAP B1, Comarch) oferują szeroką gamę usług oraz modułów znacznie ułatwiających wdrożenia elementów controllingu. Jeśli firma decyduje się na implementację wymienionych systemów (lub też innych spełniających podobne funkcje) najlepszym wyjściem jest o  razu dopracowanie wszystkich obszarów controllingu, gdyż wszystkie elementy stanowią nierozerwalną całość. O ile Rachunek Kosztów jest bardzo „uzależniony” od możliwości dostarczania danych przez systemy to opracowanie budżetu może być z powodzeniem wykonane tylko przy użyciu MS Excel.

Po co w ogóle opracowywać budżet/prognozę? Ktoś powie, że dla banków. To prawda. Różne instytucje finansowe, a w szczególności banki wymagają od swoich klientów prognoz np. na kolejny rok lub kwartał. Przeważnie jest to związane z chęcią zdobycia nowego finansowania przez klienta – właśnie wtedy najczęściej potencjalni kredytodawcy proszą o przedstawienie projekcji przychodów i  kosztów na kolejne okresy. Ale czy tylko dlatego warto tworzyć budżet? Odpowiedź oczywiście brzmi: NIE. Głównym celem tworzenia budżetu jest niejako zaprognozowanie oraz sprawdzenie tego co czeka firmę w najbliższym czasie. Któż nie chciałby wiedzieć o odchyleniach budżetowych, które wystąpią w listopadzie już w lutym? Budżet ma udzielić wstępnej odpowiedzi na pytania czy stać firmę na inwestycje, czy może ona podwyższyć pensje swoim pracownikom w kolejnym roku lub czy przychody będą na tyle wysokie żeby pozwolić firmie wygenerować zaplanowane zyski. Jednak to nie wszystkie cele budżetu. Celem budżetowania, o którym mówi się najrzadziej jest koordynacja pracy kierowników firmy oraz scedowanie na nich odpowiedzialności za koszty w firmie. Wyobraźmy sobie sytuację, że firma produkcyjna zatrudnia 200 pracowników. Dział produkcji podzielony jest na kilka mniejszych jednostek, która każda ma swojego kierownika. Do tego dochodzą działy, które pośrednio uczestniczą w procesie produkcyjnym oraz wszystkie działy administracji (dział zakupów, sprzedaży, finansów, kadr). Każdy z tych działów ma możliwość generowania zapotrzebowania na różne produkty lub usługi. Wyobraźmy sobie dalej, że Prezes chce mieć wiedzę o  wszystkim co dzieje się w jego firmie. W związku z tym każdy z kierowników musi iść do niego i  uzyskać akceptację zapotrzebowania, które zostało złożone w jego dziale. Nie trudno sobie wyobrazić jak taki system funkcjonowania jest uciążliwy dla wszystkich stron. Aby uniknąć takich sytuacji warto wdrożyć system budżetowania w firmie, który znacznie ułatwiłby pracę wszystkim stronom. Każdy z kierowników powinien odpowiadać za budżet swojego działu – który to budżet wcześniej sam sobie zaplanował/zaprognozował. Odpowiedzialność za koszty schodzi wtedy poziom niżej w hierarchii firmy – to kierownicy poszczególnych jednostek planują oraz zarządzają kosztami, na które faktycznie mają wpływ.

Firma H&D jest w stanie wdrożyć (uwzględniając możliwości systemów informatycznych) proces budżetowania w firmie oraz kontrolować jego wykonanie.